La técnica que adopté cuando me di cuenta que no era multitasker

Una semana sobreviviendo a punta de columnas y patrones.
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workaholic

El multitasking es más parecido a una leyenda urbana que a una herramienta para manejar el tiempo.

Algunos dicen que la han visto, otros tienen un amigo de un amigo que es primo de un multitasker profesional y otros se mantienen escépticos a la idea, haciendo evidentes los errores y fallas que conlleva practicar una metodología que realmente no dirige tu atención a una sola tarea.

Creamos en ella o no, a la mayoría de nosotros nos gusta pensar que tenemos algo de multitasker en nuestra naturaleza; cuando en realidad, está comprobado que gran parte de nosotros solo está pretendiendo ser multitareas, consciente o inconscientemente, sin realmente ser eficiente y productivo a la hora de desenvolverse.

Sí, pensar que responder correos, llamar a tu abuela y escribir un artículo al mismo tiempo no es un escenario posible es una realidad dura de afrontar, porque con días cada vez más cortos y una lista interminable de cosas por hacer, tres tareas al mismo tiempo son el ticket para lograr sobrevivir a todas tus responsabilidades. 

Sin embargo, después de entender que ser multitasker quizás no estaba en mi ADN, no me quedó más remedio que consultar al señor que todo lo sabe, Google, para encontrar una solución que evitara una mini-crisis existencial por mi ausencia de identidad multitasker y el complejo de “mi vida es una mentira” que empoderaron los estudios contra la multifuncionalidad.

Por supuesto, Google no me dejó mal.

Al parecer, se han desarrollado una serie de sistemas que prometen ser más efectivos que el multitasking para almas en desesperación como yo. Uno de los que más llamó mi atención fue el “Personal Kanban”, una técnica nombrada bajo el concepto japonés que se practicaba en Toyota a finales de los años cuarenta.

Aunque la explicación de su origen es un poco complicada de entender, porque tiene mucho más que ver con el entorno industrial y de ensamblaje, esta metodología está inspirada en la manera en la que los japoneses manejaban los carros en la planta de Toyota. El Kanban, que significa "letrero" o "cartelera" en japonés, aceptaba solo un cierto número de tickets (algo así como permisos para mover las partes de los carros) al mismo tiempo. Así sería más ordenada la ensamblación y la planta no se llenaba de piezas diferentes de carros sin necesidad.

En pocas palabras, esta fue la manera de Toyota de evitar la sobreproducción. Así como la técnica de productividad promete evitar la saturación, el estrés y la sensación de “tener demasiadas cosas en mente”.

Para poner a prueba la metodología del Personal Kanban, y como último intento para aceptar mi personalidad no-multitasker, decidí experimentar con ella y ver qué tan efectiva es.

Lo primero que hice, fue establecer mi guía de instrucciones y recursos que exigía el sistema Kanban:

  1. Una tabla/cartulina/corcho/pizarra al que le pudiera pegar notas de post-it, imanes o chinches.
  2. Crea tres columnas: options, doing y done. Si quieres españolizarlo, opciones, en proceso y listas.
  3. En las notas (post-it notes), escribe las cosas que tienes que hacer. Puedes separarlas por colores según su urgencia o tipo de tarea (trabajo, universidad, casa) Ponlas todas en la columna de opciones.
  4. De esa columna, elige como máximo tres cartas y pásalas a la columna del medio “doing”. Esas serán las tareas que puedes hacer en simultáneo, no más de tres.
  5. Cuando estén listas, muévelas a “done”, y elige otras para hacer.

Por supuesto, en honor a mi vena millennial, mi primer encuentro material falló. Primero porque tengo complejo de ecologista y gasto demasiados post-its y segundo porque me gusta escribir hasta cuando tengo que almorzar y de nuevo, soy un desperdicio de papelitos rosados y amarillos.

Por lo que, para que esto funcionara, tuve que migrar a la tecnología. Abrí un tablero en Trello, creé las columnas, organicé las tarjetas con etiquetas que clasificarán qué tipo de tarea era (universidad, trabajo, vida social), les puse fecha de vencimiento e incluí una que otra sticker para embellecer mi trabajo y no estresarme por la larga lista de cosas por hacer. Moraleja: mientras más lindo, más ganas de trabajar tendrás.

Después de una semana moviendo tarjetas de allá para acá, lo que más me costó fue limitar a tres cartas las cosas que estoy haciendo; también influyó el hecho de que me gusta escribir hasta que estoy respirando en las tareas. Pero esto, según James Benson, autor de Personal Kanban: Mapping Work — Navigating Life, es la razón por la que la columna de “en proceso” es tan importante. Minimizar tu lista de prioridades permite que visualices mejor tu trabajo, y conscientemente o no, materializarlo disminuya la presión y estrés que viene como efecto secundario del multitasking.

Otra de mis observaciones, como conejillo de indias de la psicología barata, es lo satisfactorio que es mover las tareas a la columna de “listos”. Benson llama esto un golpe de dopamina, pues el “el acto de completar está afirmándose a sí mismo”. Psicológicamente, solo el hecho de decir “listo”, establece control.

Si bien una semana me demostró que necesito patrones que sistematicen mi tiempo, porque sí surgen efecto, el Personal Kanban es una técnica que solo usaría en caso de emergencias, cuando necesite mantenerme apegada a un plan para no ahogarme en responsabilidades. Es algo temporal.

Investigando más sobre esto, conseguí que la misma propuesta de la técnica explota la idea de la autoconciencia como motor para comenzar a establecer patrones. Es decir, un medio para acostumbrarte a la organización mental.

En teoría y en la práctica, este sistema de gestión del tiempo no apunta a una realidad en constante rotación, sino al efecto de planteamiento y manejo de tareas. Puede que no siempre haya cumplido con mis pautas, pero una semana de Kanban me prometió que no hay tarea que no se pueda reacomodar.

Además, el multitasking está sobrevalorado.